тема_16_17_по Access_ОМ

Ф КГМУ 4/3-06/02

ИП №6 14 маусым 2007 ж.

ҚАРАҒАНДЫ МЕМЛЕКЕТТІК МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ

МЕДИЦИНАЛЫҚ БИОФИЗИКА ЖӘНЕ ИНФОРМАТИКА КАФЕДРАСЫ

ПРАКТИКАЛЫҚ САБАҚТАРҒА АРНАЛҒАН ӘДІСТЕМЕЛІК НҰСҚАУЛАР

Тақырыбы: «ДҚБЖ MS Access медициналық мәліметтер қорымен жұмыс. Кесте, үлгі, есеп»

Мамандығы: 5В130100 «:Жалпы медицина»

Пән: : ООDОO5 Inf 1105 «Информатика»

Курс: I

Құрастырған оқытушы: Рахимбекова А.Е.

Қарағанды, 2014ж

1 Қосымша.

Сабаққа арналған ақпараттық-дидактикалық материал

ДҚБЖ MS Access медициналық мәліметтер қорымен жұмыс. Кесте, үлгі, есеп

Деректерді сақтаудың көп тараған әдісі – оларды комьютерде дерек қоры түрінде сақтау болып саналады. Деректер қоры дегеніміз – құрылымы берілген тәсіл бойынша ұйымдастырылған арнайы форматтағы файл. Деректер қорында болады:

Көптеген ақпараттар

Ақпараттарды сақтау мүмкіндігі

Белгілі аймаққа байланысты сол ақпараттардың ішінен алып шығу мүмкіндігі

Қажетті ақпараттарды тез алу мүмкіндігі

Санкцияланған ақпараттарды сақтаудың жоғарғы мүмкіншілігі және осы ақпараттарды қолдану мүмкіндігінің жоғарлылығы

Пайдаланушының берілетін сұраныстарға, үлгілерге, есептерге қоятын шарттарын қанағаттандырылуы.

Мәліметтер қоры (МҚ) — бұл нақты тақырыпқа немесе есепке қатысты мәліметтер жиынтығы. Егер мәліметтер қоры компьютерде емес, немесе компьютерде оның тек қана кей бөліктері сақталса, онда мағлұматтарды басқа қайнарлардан бақылауға болады, оларды пайдаланушы реттеуі және өздігінен ұйымдастыруы қажет.

Медициналық практикада мәліметтер қорларын қолдану дәрігер, зерттеуші не басқа медициналық жұмысшының жұмысында маңызды атрибут болып табылады. Microsoft Access-пен жұмыс істеу дағдылары түрлі кестелерді құруға және де басқа түрлі есептерді құруға және редактрлеуге кететін уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді.

ДЕРЕКТЕРДІ ЖӘНЕ ОЛАРДЫҢ АРАСЫНДАҒЫ БАЙЛАНЫСТАРДЫ ҰЙЫМДАСТЫРУДЫҢ ТҮРЛІ ТИПТЕРІ.

Ақпараттық нысан дегеніміз- әр түрлі салаларда берілгендерді дайындау, оларды өңдеу, сақтау болып табылады. Мысалы: топтың №, студенттің аты, жөні, сынақ кітапшасының №, туылған күні т.б. Деректерді және олардың арасындағы байланыстарды ұйымдастырудың түрлі типтері бар. Олар: иерархиялық, реляциялық, тораптық..

Иерархиялық ДҚ-да жазба элементтері реттеліп жазылады да, оның бір элементі негізгі қалғаны бағыныңқы болып саналады. Бұл жерде элементтер нақты бір тізбек бойынша сатылы түрде беріледі.

Тораптық ДҚ-да негізгі элемент – желі болып табылады.

Реляциялық ДҚ-да – кесте түрінде дайындалып беріледі. Бұл ең көп тараған берілгендер қоры, кесте арасындағы байланыс деген ұғымды білдіреді.

ДерекТЕР қорының негізгі этаптары:

Деректер қорында жазба үшін кесте жолы түсіндіріледі, кестеде қайталанатын бірдей жолдар болмайды.

Кесте бағанын құрайтын жазба өріс деп аталады. Өрістің бір ерекшелігі: бір өріс элементтері бірдей типті етіп құрылады. Мысалы: сандық не символдық.

Әр кесте үшін кілттік өрісті анықтау, кесте арасына байланыс орнату.

Әр кестенің құрылымын жасау үшін: өріс тізімін жасау, олардың типтерін және қасиеттерін анықтау.

Кестені берілген ақпаратпен толтыру.

Құрылған МҚ керекті сұраныстарды, есептерді, үлгілерді өңдеу.

Жиі қолданылатын әрекеттерді автоматты түрде макрос арқылы беру.

Реляциялық деректер қорын құру және онымен жұмыс істеуді басқару үшін көптеген арнайы программалар болады: dBase, FoxBase, FoxPro, Access болып табылады. Access программасының да бірнеше версиялары жарық көрді. Олар: Access 2,0, Access 7,0, Access 97, Access 2010. Бұл программалар жұмыс істеуді жеңілдететін күрделі программалар болып саналады.

Реляциялық ДҚ – кесте түрінде дайындалып берілгендер. Ол ең көп тараған берілгендер қоры (reiation – қатынас, байланыс) деген ұғымды білдіреді. Яғни, кесте арасындағы байланыс. Деректер қоры жазба үшін кесте жолы болып түсіндіріледі, кестеде қайталанатын бірдей жолдар болмайды. Кесте бағанын құрайтын жазба элементтері өріс деп аталады. Өрістің негізгі ерекшелігі – бір өріс элементтері бірдей типті етіп құрылады.

Мәндері бірегей болатын өрісті бірегей өріс деп атайды. Ол 64 символдан артық болмауы керек. Өріс атауы кез келген символ болуы мүмкін, бірақ қолданылмайтын белгілерге мыналар жатады: (.); (!); (‘); ([); (]). Кестелерді байланыстыру үшін тағайындалатын өрістерді кілттік өріс деп аталады. Кілттік өріс (алғашқы кілт) – бұл бір немесе бірнеше өріс, олардың мәндері кестедегіәр жазбаны анықтайды. Кілттік өрістер қайталанбау керек. Кілттік өрістер кестелер арасындағы байланыстарды орнату үшін қажет.

MS Access мәліметтерді басқару жүйесі. Кесте, үлгі,есеп.

MS Access интерфейсімен танысу.

Microsoft Access 2010 пайдаланушы интерфейсі қосымшамен жұмыс жасау үшін көптеген элементтерден тұрады. Бұл элементтер Access пен жұмыс жасауда керек командаларды тез тауып және олармен тез жұмыс үйрену үшін кірістірілген.

Бұл ашылған терезеден көріп отырғанымыздай мәліметтер қорын құруға, сақтауға, құпия кілт қоюға, соңғы құжаттардың тізімін көруге, файлмен жұмыс жасау үшін қолданылатын негізгі командаларды және т.б. командаларды орындауға болады.

Создание қаптамасында MS Access мәліметтер қорының объектілері: кесте, сұраныс, үлгі, есеп, макростар орналасқан. MS Access мәліметтер қорының негізгі объектісі ретінде кесте алынады. Кесте — МҚ ақпаратты енгізу және оны сақтау үшін қолданылатын ең басты обьект болып табылады. Кесте құрудың екі жолы бар:

Конструктор режимі арқылы

Үлгі шебері бойынша (Мастер форм)

Кесте өрістен және жазбадан тұрады. Жазба ол – қатар, өріс ол – баған болып табылады. Әр өріске ат, мәлімет типі, қасиеті және сипаттама беріледі.

Мәлімет типі (Тип данных) берілген өріс құрамындағы мән диапазоны мен түрін анықтайды. Microsoft Access келесі мәліметтер типін ұсынады:

мәтіндік —өлшемді 1 мен 255 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын мәтіндер.

сандық — сандық өрістер бүтін не нақты сандар енгізілетін болады.

Memo өрісі — өріс мәтіндік сияқты, бірақ ол ұяшықта 257 мен 65536 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын мәтіндер қолданылады.

Күнтізбе / уақыт — сақталатын құжаттардың уақыты мен күнтізбесі көрсетіледі.

ақшалық — мәліметтер типі ақша түрінде беріледі. Өрістің ұзақтығы 8 байт.

Счетчик — мәліметтер типтері натурал сандардың ретімен берілуі болып табылдаы. Өріс ұзақтығы 4 байт.

Логикалық тип — логикалық өріс ұяшығына ауыстырып қосқыш белгісі енгізулі тұрады. Оны орнату ұяшықта логикалық Иә (ақиқат), орнатуды алып тастау үшін Жоқ (жалған) мәнін енгізу керек. Өріс ұзақтығы 1 байт.

OLE обьектісінің өрісі — басқа программалар арқылы құрылған сурет және т.б. обьектілерді кірістіру үшін қажет.

Гиперссылка — өрісі интернет не басқа обьектінің файлдармен байланыс орнату үшін гиперсілтеме мәтінін енгізу үшін құрылады. Ұзақтығы 2048 символ.

Кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу деп атайды. Фильтрлеудің үш түрі бар:

таңдама бойынша

әдеттегідей

кеңейтілген

Кеңейтілген фильтр күрделі фильтрді құру кезінде қолданылады. Фильтрді орындау үшін Фильтр – Кеңейтілген фильтрді Главная қаптамасынан таңдау қажет.

Үлгі (Форма) — берілгендерді экраннан енгізуді жеңілдету үшін дайындалған бланк. Үлгіні кесте негізінде құрып, оған өзгерістер енгізуге болады. Бұл кезде өзгерістер автоматты түрде кестеге де енгізіліп қойылады. Үлгіні құрудың екі түрі бар:

Форма шебері (форманы жартылай автоматты түрде құру)

Қолдан құру (конструктор режимі арқылы)

Access-те үлгінің келесі түрлерін құруға болады:

Бір бағанға (в один столбец)

Ленталық (ленточный)

Кестелік (табличный)

Түзетілген (выровненный)

Үлгі шебері (Мастер форм). Автоматты түрде үлгі құрудың бір тәсілі — Үлгі шебері арқылы құру.

Жаңа үлгі терезесін экранға шығару.

Терезенің Үлгі шебері қатарын және кестелер тізімінен кесте атауын таңдап, ОК батырмасын шерту. Төрт қадамдық сұхбаттық терезесі бар Үлгі шебері іске қосылады.

Қолдан құру (Конструктор форм). Үлгі құрудың үшінші тәсілі – Қолдан құру.

Есеп(Отчет) – кесте не сұраныстың басып шығаруға дайындалған түрі. Есепті құру тәсілі үлгі құру тәсіліне ұқсас, бірақ үлгіден айырмашылығы – ол деректерді енгізу үшін емес, тек шығару үшін және басылып шығатын құжатты дайындау форматында құрылады. Есепті құрудың түрлері:

Батырма түрі

Түрлері

Түсініктеме

Есеп

Қарапайым кестелік есеп құруға мүмкіндік береді

Конструктор отчетов

Конструктор режимінде бос есепті ашуға және оған қажетті өрістер мен басқару элементтерін қосуға мүмкіндік береді.

Пустой отчет

Макет режимінде бос есепті ашуға және «Список полей» есебін бейнелеуге мүмкіндік береді.

Мастер отчетов

Макет параметрлерін, сұрыптау және топтау деңгейлерін, өрістерін тапсыру арқылы қадамдық шебер (мастер) шақыру үшін қажет. Шебер жұмыс нәтижесінде таңдалған параметрлер қорындағы есеп құрылады.

Наклейки

Стандартты немесе кірістірілген таңба өлшемін, көрсетілген өріс жиынтығын және олардың сұрыптау ретін таңдауға болатын шеберді шақырады. Нәтижесінде шебер таңдалған параметрлер қорындағы таңбамен есеп құрады.

Есептің келесі түрлерін құруға болады:

Бағанға (в столбец)

Кестелік (табличный)

Түзетілген (выровненный)

Автоесеп- есепті автоматты түрде құрудың қарапайым әдісі. Оны екі типте құруға болады: бағандық және таспалық. Конструктор терезесі арқылы Автоесеп пен Есептер шеберін пайдаланып құрылған есеп элементтерінің орналасу форматын қолдан өзгертуге болады. Кестенің сандық өріс мәндерін көрнекті түрде салыстыру үшін оларды диаграммма түрінде көрсеткен дұрыс.

Мәліметтер қоры бірнеше кестелер жиынтығынан құрылады. Кестелер өзара бір-бірімен байланыста болу қажет. Кесте арасындағы мәліметтерді байланыстыруды кеңінен қарастырамыз. Мәліметтердің арасындағы байланыс типтері:

Бірдің – бірге

Бірдің – көпке

Көптің – көпке

Кестелер арасындағы байланыс қалай жұмыс істейді?

Келтірілген мысалда бес кестедегі өрістер бір сүраудың мәліметтерін көрсететіндей етіп байланысуы қажет. Бұл байланыс кестелер арасындағы байланысты орнату арқылы орындалады. Кестелер арасындағы байланыс екі кестеде де бірдей аттары бар кілтті өрістер сәйкес келетін мәндер арасында қатынастар орнатады. Көп жағдайда әрбір жазбаның уникалды идентификаторы болып табылатын бір кестенің кілтті өрісімен басқа кестенің сыртқы кілті байланысады. Мысалы, қызметкерлерді олар жауап беретін заказдармен байланыстыру үшін «Сотрудники» және «Заказы» кестелері арасында «КодСотрудника» өрістерінің көмегімен байланыс құру қажет.

«Бірдің-көпке» қатынасы

«Бірдің-көпке» қатынасы кестелер арасындағы байланыстың ең жиі қолданылатын қатынасы болып табылады. «Бірдің-көпке» қатынасында А кестесіндегі әр жазбаға В кестесінің бірнеше жазбасы сәйкес келеді, бірақ В кестесіндегі жазбаның А кестесіндегі сәйкес жазбасы бірден аспауы керек.

«Көптің-көпке» қатынасы

«Көптің-көпке» қатынасы кезінде А кестесіндегі бір жазбаға В кестесіндегі бірнеше жазба сәйкес келеді, ал В кестесіндегі бір жазбаға А кестесіндегі бірнеше жазба сәйкес келеді. Байланыстың бұл типі тек үшінші (байланыстырушы) кестенің көмегімен ғана мүмкін бола алады, оның бастапқы кілті А және В кестелерінің сыртқы кілттері болып табылатын екі өрістен тұрады. «Көптің-көпке» қатынасы үшінші кестемен екі «бірдің-көпке» қатынасы болып табылады. Мысалы, «Заказы» және «Товары» кестелері арасында «көптің-көпке» қатынасы «Заказано» кестесімен екі «бірдің-көпке» қатынасын құру арқылы анықталады.

«Бірдің-бірге» қатынасы.

«Бірдің-бірге» қатынасы кезінде А кестесіндегі жазбаның В кестесіндегі бір жазбамен ғана байланысы болады және керісінше. Бұл типті қатынастар сирек қолданылады, өйткені осылайша байланысқан мәліметтердің көбі бір кестеге орналасуы мүмкін. «Бірдің-бірге» қатынасы өте үлкен кестелерді бөлуге, кестенің бір бөлігін бөлуге, сонымен қатар басты кестедегі жазбалар көпшесіне қатысты мәліметтерді сақтау үшін қолданылады. Мысалы, қызметкерлердің спорттық жарыстарға қатысуды тексеретін кесте құруға болады.

Кестелер арасындағы байланыстарды анықтау.

Кестелер арасындағы байланыс байланысатын кестелерді «Схема данных» терезесіне қосу жолымен және кілтті өрісті бір кестеден екінші кестеге апару арқылы анықталады. Сонымен қатар байланыстарды пернетақта көмегімен анықтауға болады.

Microsoft Access-те құрылған байланыстың қатынас типі байланысқан өрістерді анықтау тәсіліне тәуелді.

«Бірдің-көпке» қатынасы өрістердің біреуі кілтті немесе уникалды индексі бар болғанда ғана құрылады.

«Бірдің-бірге» қатынасы байланыстаны екі өріс те кілтті немесе уникалды индекстері бар болғанда ғана құрылады.

«Көптің-көпке» қатынасы үшінші кестемен «бірдің-көпке» екі қатынасы болып табылады, оның бастапқы кілті басқа екі кестенің сыртқы кілттерінен тұрады.

Деректер қоры кестесінен не байланысты кестелерден белгілі шартты қанағаттандыратын нәтижелік кесте құруға болады. Негіздік кестемен жаңылыстырмау үшін оны сұраныс обьектісі не жай сұраныс деп атайды. Яғни, сұранысдегеніміз пайдаланушының шартын қанағаттандыратын шарт.

Access –те сұраныстың екі типін құруға болады: QBE-сұранысы, SQL-сұранысы.

QBEсұранысы (Query By Example) — бұл сұраныс конструкордың көмегімен құрылған сұраныс.

SQL-сұранысыбұл сұраныс SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов) нұсқауының жиынтығы бойынша құрылған сұраныс.

Барлық сұраныстар екі топқа бөлінеді: таңдау сұранысы, әрекет (действие) сұранысы.

Іріктеу немесе таңдау сұранысыпайдаланушының өзіне қажетті шартқа байланысты таңдау арқылы жасалынатын сұраныс. Бұл сұранысқа сұраныстың мына түрлері жатады:

Кестеге байланысты сұранысбайланысқан кестедегі мәліметтерді таңдау арқылы жүргізіледі.

Қиылма сұраныскестенің таңдалған өрістерінен берілгендерді топтап, оларды ыңғайлы түрде беру.

Парамертлік сұраныспайдаланушының белгілі бір критериін қанағаттандыратын шарт.

Өзгермелі сұраныспайдаланушының белгілі бір критериіне байланысты бірнеше жазбаға өзгеріс енгізу.

Қорытынды сұранысматематикалық есептеулерді жүргізіп, оның қорытындысын шығарады.

Сұраулар мәліметтерді түрлі әдістермен қарап шығу, өзгерту және талдау үшін қолданады. Сұрауларды сонымен қатар формалардың, есептердің және мәліметтерге қатынау беттерінің жазбаларына қайнар ретінде қолдануға болады.

Microsoft Access-те түрлі сұраулар құруға болады: таңдау сұрауы, параметрлері бар сұраулар, қиылысқан сұрау және өзгерту сұрауы.

Таңдау сұраулары және оларды қолдану

Таңдау сұрауы — сұраудың ең жиі қолданатын түрі. Бұл типті сұраулар бір немесе бірнеше кесте мәліметтерін қайтарады және оларды кестелер түрінде көрсетеді, оның ішіндегі жазбаларды жаңартуға болады (кейбір шектеулермен). Таңдау сұрауларын жазбаларды топтауға, қосындыларды, орташа мәндерді есептеуге, қорытынды мәндердің басқа жазбаларын табуға қолдануға болады.

Параметрлері бар сұраулар

Параметрлері бар сұраулар — бұл орындау кезінде өзінің диалогтық терезесінде мәліметтер енгізуге шақыруы шығатын сұрау, мысалы, өріске кірістірілетін жазбаны не мәнді қайтару шарты. Мәліметтердің бірнеше бірлігін енгізуге шақыруды шығаратын сұрау құрастыруға болады, мысалы, екі дата. Сосын Microsoft Access осы екі дата арасындағы интервалға келетін жазбаларды қайтара алады.

Параметрлері бар сұрауларды үлгілер, есептер және мәліметтерге қатынау беттерінің негізі ретінде қолдану ыңғайлы. Мысалы, параметрлері бар сұраудың негізінде табыстар туралы айлық есеп құруға болады. Осы есепті басу кезінде Microsoft Access экранға табысы есептелуі қажет айды енгізу туралы шақыруды шығарады. Айды енгізген соң Microsoft Access сәйкес есепті баспаға шығарады.

Сұрау параметрлерін енгізу үшін параметрлері бар сұраудың диалогтық терезесінің орнына арнайы үлгі немесе диалогтық терезе құруға болады.

Қиылысқан сұраулар және оларды қолдану

Қиылысқан сұрауда кестенің бір өрісінің мәліметтері бойынша орындалған статистикалық есептеулер нәтижелері көрсетіледі (сумма, жазба саны және орташа мән). бұл нәтижелер мәліметтердің екі жиынтығы бойынша топталады, біріншісі – кестенің сол жақ бағанында, екіншісі – жоғарғы жолында орналасқан.

Кеңес. Қиылысқан кесте мәліметтерін мәліметтер қорында жеке сұрау құрмай да шығаруға болады — не формадағы жиынтық кестелер мастерінің көмегімен, не мәліметтерге қатынау бетінде жиынтық тізім құру арқылы. Жиынтық форма не жиынтық тізім қолдану кезінде мәліметтерді түрлі жақтардан талдау үшін қажеттілігіне қарай жолдар мен бағандардың тақырыптарын өзгертуге болады.

Өзгерту сұраулары және оларды қолдану

Өзгерту сұрауы деп бір операция кезінде бірнеше жазбаға өзгеріс енгізетін сұрауды айтады. Өзгерту сұрауының төрт типі бар: жазбаларды өшіруге, жаңартуға және қосуға, және де кестені құруға.

Макрос – бір немесе бірнеше макрокомандаларын бойында сақтайтын қуатты шағын программа. Ол Access ішінде басқа программаны іске қосу және бір формадан екінші формаға өту, сұранысты іске қосу және т.б. істерді автоматты түрде орындай алады.

Макросты орындау үшін макростар конструкторы терезесінде қалаған макрокоманданы таңдап, аргументтерін орнату жеткілікті болып саналады. Макрос- бұл обьект, ол дайындалған соң МҚ терезесіне енгізіліп қойылады да, сәйкес атауын не түймесін шертіп, сол жерден іске қоса беруге болады.

Access-тегі макрокомандаларды келесі түрде берілуі бойынша жіктеуге болады:

Мәліметтерді орын ауыстыру макрокомандалары

Макросты, сұранысты орындау макрокомандалары

Орындауды тоқтату макрокомандалары

Экспорт-импорт макрокомандалары

Нысанмен жұмыс макрокомандалары

Басқа да макрокомандалар