Тетрадь менеджера

Тетрадь менеджера

Тетрадь менеджера

2012

Авторы:

Зачинский И.С.

Суркова К.Ю.

Лерник М.Л.

ШОУ-ЦЕНТР

19.11.2012

2012

Авторы:

Зачинский И.С.

Суркова К.Ю.

Лерник М.Л.

ШОУ-ЦЕНТР

19.11.2012

Этапы продаж:

ЭТАП

ЗАДАЧА

НЕОБХОДИМО

Подготовка

(1 и 2 этапы)

Максимально

ПОДГОТОВИТЬ

ресурсы

Знание своего продукта и конкурентных преимуществ. Психологический настрой.

Установление контакта

Вовлечь клиента в диалог

Представить себя и компанию, объяснить цель беседы.

Выявление

потребностей

Разговорить клиента, выявить его интересы

Понять/ сформировать потребности клиента в наших услугах. Что устраивает или не нравится.

Презентация

Удержать внимание

Рассказать про наши услуги с учётом выгоды клиента.

Работа с возражениями

Заинтересовать предложением

Принять возражение, задать уточняющий вопрос, дать аргументированный ответ.

Завершение продажи

Помочь клиенту совершить покупку

Оформить заявку, объяснить клиенту дальнейшее взаимодействие. Поблагодарить. Оставить свои контакты.

Анализ

Выводы на будущее

Проанализировать свои действия после контакта с клиентом. Отметить положительные и отрицательные моменты, с целью дальнейшего профессионального совершенствования.

Основные требования к ведению делового разговора

Компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении — залог успешного телефонного разговора.

Необходимо, чтобы деловой телефонный разговор велся в спокойном, вежливом, доверительном тоне и вызывал положительные эмоции. Еще Френсис Бэкон отмечал, что вести разговор в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

В лексиконе каждого воспитанного человека имеются такие слова и выражения, главное назначение которых состоит в создании благоприятной тональности общения.

«Всего доброго», «Не стоит внимания», «Буду рад помочь вам” и т. д. — это компактные и простые формулы хорошего отношения, которые словно катализаторы влияют на процесс и стиль общения, а сами остаются неизменными. Их можно назвать «атомами» вежливости, поскольку они используются и воспринимаются как нечто целое и неделимое, где значение отдельных элементов и частей утрачено.

Вот, например, «атомы» вежливости в ситуации просьбы: пожалуйста, прошу вас, будьте добры, могли бы вы, если вас не затруднит, могу ли я попросить вас, у меня к вам просьба, извините за беспокойство и т. д.

А вот «атомы» вежливости, которые употребляются при изъявлении благодарности: спасибо за помощь, большое спасибо за ценные сведения, благодарю вас, мне хотелось бы поблагодарить вас и т.д.

Психологи утверждают, что положительные эмоции тонизируют деятельность коры головного мозга, а значит способствуют четкому целенаправленному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей и в мыслях и в словах, создают условия для неверной оценки происходящего. Поэтому эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения.

Для делового телефонного разговора существенное значение имеет умелое проявление экспрессии. Оно свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Необходимо уметь заинтересовать собеседника своим делом (своей информацией).

Старинная басня наглядно иллюстрирует наиболее эффективный механизм оказания воздействия: «Ветер и Солнце поспорили — кто сильнее? Кто сможет снять плащ с гуляющего человека? Ветер как ни старался, только сильнее прижимал плащ к телу. Солнце пригрело и человек снял плащ. Ветер признал свое поражение.»

Наиболее эффективный способ побудить человека что-нибудь сделать заключается в том, чтобы создать такие условия, при которых он сам захотел бы это сделать.

«Говори, чтобы я мог судить о тебе” — утверждает древняя восточная мудрость. И действительно, тон, тембр голоса, интонации внимательному слушателю говорят очень много. Так, по подсчетам специалистов, интонация может нести до 40% информации.

Обращайте внимание на то, что и как говорит ваш собеседник, чтобы понять, в каком душевном состоянии он находится, и не совершать психологических ошибок. Еще авторы русских книг по этикету, изданных почти два века тому назад, призывали разговаривать с людьми «сообразуясь с их летами» и отмечали, что «благожелательность и учтивость всем к лицу».

Во время делового телефонного разговора старайтесь сдерживать себя в попытке перервать собеседника. Если собеседник проявляет самомнение, склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, необходимо набраться терпения и не отвечать агрессией.

Следует помнить о движущих мотивах собеседника, и всегда, когда есть возможность, признавать его правоту. Еще Ларошфуко заметил: «Люди мелкого ума чувствительны к мелким обидам; люди большого ума все замечают и ни на что не обижаются». Главное — следить за логикой своих мыслей и высказываний и ясно, кратко и понятно излагать свои аргументы. Они должны быть не только правильны по существу, но и грамотны по форме.

Особенности разговора по телефону как диалога через технического посредника

«Какое слово скажешь ты, такое в ответ и услышишь».

Гомер

Телефон усугубляет недостатки речи, поэтому убыстрение произношения слов и их нарочитое растягивание затрудняет восприятие. Особенно отчетливо старайтесь произносить числа, имена собственные, согласные звуки.

Если в разговоре встречаются названия, имена собственные, фамилии, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам иди даже передавать по буквам.

Четкость произношения является чрезвычайно важным элементом телефонного общения и обеспечивает понятность того, что вы говорите. Темп речи, длина и сложность входящих в него предложений также существенным образом сказываются на понимании того, о чем вы говорите. Согласно данным психологических исследований, половина взрослых не в состоянии улавливать смысл произносимых фраз, если они содержат больше 13 слов.

Говорите отчетливо, понятно и не очень быстро. Сложные слова произносите в разбивку, по буквам.

Делайте паузы, сообщая собеседнику какую-либо информацию.

Помните, что если какая-то фраза длится без пауз больше 5,5 сек., нить понимания обрывается. Это, несомненно, относится только к случаям, когда сообщаемая информация незнакома для слушающего. В противном случае достаточно бывает одного слова, чтобы догадаться о том, что будет сказано дальше.

Неважная телефонная связь давно уже родила целый ряд реплик корректирующего свойства:

-Вы меня слышите?

-Не могли бы вы повторить…

-Простите, я не расслышал…

-Извините, очень плохо слышно.

Акустической особенностью телефонного разговора является эффект зеркальности: если на одном конце провода говорят тихо, то и отвечать будут тоже вполголоса, а если громко, то ответ будет дан повышенным тоном.

Однако если плохо слышно, то на другом конце провода будут кричать, хотя, возможно, его слышно хорошо.

У военных радистов есть такое выражение: «Ты идешь с затуханием!»

То есть: когда вы работаете со станции с почти сдохшими аккумуляторами, то их мощи хватает лишь на то, чтобы вытолкнут в эфир первые несколько слов. Ваши собеседники четко слышат первые слова, а потом ваш голос растворяется в треске помех.

Такой недостаток — затухание — часто проявляется в телефонных разговорах. Собеседники начинают четко выговаривать начало предложения, но, добираясь до точки, их голос бледнеет.

Другим вариантом этой беды является затухание к концу разговора. Этим отличается еще большее число людей.

Телефон является одним из психических раздражителей на работе. Ожидание только нервирует партнера, а звонок раздражает окружающих. Длительное воздействие телефонных звонков отрицательно влияет на нервную систему, поэтому трубку снимайте сразу, как только услышите звонок.

С этим часто спорят бизнесмены. Они рекомендуют отвечать на 2-3 звонок, объясняя это тем, что если вы отвечаете после первого звонка, звонящий может подумать, что у вас не много клиентов и он первый, кто вам позвонил, если после четвертого — клиент может не дождаться и решить, что вы больше не существуете или переехали.

А теперь, вспомним соотношение трех каналов передачи информации:

-вербалика — 7%;

-паралингвистика — 38%;

-моторика — 55%.

Что несет наибольшие потери при общении по телефону? Конечно же моторика.

Однако на фильтрах АТС пропадает не вся моторика. Все мы знаем, что по телефонным проводам проходит улыбка. Геометрия полости рта говорящего человека меняется, и неуловимым образом слушающий человек понимает, что собеседник улыбается.

А что произойдет, если, разговаривая с вами, человек наклонится, чтобы завязать шнурки на туфлях? Вы наверняка поймете-почувствуете, что вашему собеседнику что-то мешает.

Значит, поза тоже транслируется по телефонному проводу. Поэтому, если мы сидим нервно, на краешке стула, то собеседник эту нервозность и неуверенность почувствует. Как почувствует и нашу вальяжность, если мы станем говорить по телефону лежа.

Поэтому, если мы хотим задать хорошее настроение разговору, нам важно звучать приподнято, воодушевленно, с энтузиазмом.

Иногда в ходе разговора возникает необходимость оторваться от телефона. Очень важно уметь правильно это сделать. Объясняйте причину, по которой вам нужно отойти от телефона.

Просто сравните, как вы лучше себя чувствуете, когда вам говорят: «Минуту» или «Мне нужно уточнить эту информацию у руководителя. Подождите пожалуйста, у меня на это уйдет примерно 60 секунд»

Никогда не заставляйте человека ждать на проводе долго. Сообщайте, сколько времени вам придется отсутствовать или через 30-40 секунд спрашивайте, может ли человек еще ждать.

Здесь начинает работать житейская теория относительности. Время ожидания тянется удивительно долго. Прошло всего каких-то 30-40 секунд, а кажется, что по крайней мере минута. Пять минут выдерживают лишь недовольные клиенты, которые за это время вскипают до температуры кипения.

Поэтому, если вы отошли без объяснений и заставили человека ждать по крайней мере три минуты, снимайте трубку аккуратно. Не обожгитесь!

Если вас ждали на проводе, всегда говорите: «Спасибо, что подождали. Слушаю вас»

Пока еще эта фраза не воспринимается банальностью и действует на клиентов просто как елей. Никогда не разговаривайте с людьми в офисе, если клиент ждет на проводе. Не отвлекайтесь на другие дела, шумы и прочие помехи.

При переключении на вызываемого абонента, всегда сообщайте, с кем хотите его соединить. Этим вы не только соблюдаете формальности, но и избегаете ошибок, которые могут возникнуть при неправильном соединении или обрыве линии.

Если вы не знаете, кто возьмет трубку, то сообщите, по крайней мере, название отдела. Вы можете просто сообщить: «Я вас соединяю с отделом оптовых продаж»

Перед тем, как положить трубку, удостоверьтесь в том, что тот, с кем вы соединяете звонящего, поднял трубку. Потраченные 30 секунд позволят вам избежать лишних часов, затраченных на нейтрализацию конфликта.

Записывайте информацию, полученную от собеседника. Если вызываемое лицо отсутствует, спрашивайте, чем вы смогли бы быть полезным.

Психологи пришли к выводу, что телефон при всех его достоинствах сокращает жизнь современного человека на 3-4 года. Причем дело тут не в тех неприятных известиях, которые мы узнаем из телефонного разговора, а в постоянном напряжении нервной системы из-за ожидания звонка, который может раздаться в любую минуту.

Ненужные телефонные разговоры нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день, мешают решению сложных вопросов, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях, и вообще отвлекают от работы и мешают сосредоточиться тем, кто находится рядом с вашим рабочим местом.

Звонок сослуживцу по домашнему телефону для служебного разговора может быть оправдан лишь достаточно серьезной причиной. Нельзя нарушать отдых людей. Ни в коем случае нельзя звонить после 22 часов.

Ситуации, дающие основание для делового телефонного разговора

«Кто ясно мыслит, тот ясно и излагает»

Н.Буало

Следует учитывать, что информация деловых телефонных разговоров, как правило, получает отражение в документации. С этой точки зрения все деловые телефонные разговоры можно разделить на две категории:

-деловые разговоры до принятия решения;

-деловые разговоры после принятии управленческого решения.

Подобно тому, как в письме участвуют автор и адресат, в телефонном разговоре участвуют инициатор разговора и его абонент. Любой диалог, а телефонный разговор и есть диалог, состоит из реплик. В переводе с французского языка это слово означает «краткое замечание, вопрос, ответ».

Условно все типы реплик делятся в зависимости от цели высказывания на три группы:

Сообщение

-Сегодня в конференц-зале в 16. 00 будет проходить совещание.

Вопрос

-Скажите, пожалуйста, поступила ли в библиотеку последняя редакция Международной классификации изобретений?

Побуждение

-Ускорьте, пожалуйста, предоставление рабочих листов для ввода в ЭВМ.

Практически любой деловой телефонный разговор состоит из многих реплик. И в одном и том же телефонном разговоре может иметь место и сообщение, и вопрос, и побуждение.

По модальному признаку реплики делятся на две группы:

Согласие (утверждение, подтверждение, добавление, присоединение и т.д.) 

-Вы совершенно правы…

-Я тоже так думаю…

-А еще необходимо направить запрос в Институт патентной экспертизы…

Возражение (отрицание, несогласие, сомнение, противоречие, недовольство и т.

п.)

-Нет, письмо ещё не направили…

-Не думаю, что вам удастся увеличить фонд оборотных средств…

-Неужели вы успеете завершить эту работу во втором квартале?..

Кроме того, учитывается отношение к сказанному — положительная или отрицательная оценка.

-Мы довольны результатами…

-Ну, что ж, если по вашей вине срывается выполнение работы в срок, то…

В психологии общения есть демонстрационные модели, облегчающие понимание процессов общения и возникающих при этом трудностей. Так, например, каждое сообщение можно представить в виде четырехугольника.

существо дела

реплика сообщение предполагаемая реакция

отношения

Сообщение — это любая фраза, вопрос. Отсутствие взаимопонимания наступает тогда, когда адресат сообщения оказался не в состоянии расшифровать все четыре его стороны, когда он не прореагировал на все четыре компонента сообщения, не уяснил для себя реально содержание сообщения.

Для того, чтобы адресанты информации удостоверился, что его сообщение на другом конце провода понято правильно, должна обеспечиваться постоянная обратная связь в виде реплик.

Максимальное сближение между передающим и воспринимающим информацию возможно тогда, когда задается достаточно много вопросов. При этом передающий может узнать, что адресат информацию действительно воспринял.

Для обеспечения обратной связи необходимо задавать встречные вопросы, проверять, была ли воспринята и понята посланная информация.

Здесь следует учитывать, что до своей цели информация иногда доходит не в полном или в искаженном виде. Поэтому и необходима обратная связь.

Реплики корректирующего свойства, как правило имеют следующий вид:

-Если я вас правильно понял, то…

-Вы, значит, думаете, что…

-Разрешите, я подытожу…

-Простите, значит, вы считаете, что…

-Неужели вопрос упирается только в

При ведении делового телефонного разговора нужно целиком сконцентрироваться на беседе и ни на что другое не отвлекаться, в противном случае, нарушается обратная связь и пропадает эффективность разговора.

Спешка и нетерпение, которые часто проявляются в том, что начатые собеседником фразы обрываются и договариваются за него на том основании, что все якобы ясно, не способствуют установлению обратной связи с говорящим. Такая манера может вызвать отрицательную эмоциональную оценку у собеседника.

Активно слушая, концентрируясь на беседе, давайте почувствовать собеседнику, что вы его понимаете и внимательно следите за ходом его мысли.

Поводами для деловых телефонных разговоров в самом общем виде являются:

1.Обсуждение управленческой (производственной) ситуации;

2.Просьба;

3.Вопрос;

4.Справки;

5.Уточнение информации (сведений);

6.Справки;

7.Преддоговорные сношения;

9. Подтверждения;

9.Сообщения;

10.Претензия (неудовлетворенность выполненной работой)

11.Назначение срока проведения мероприятий;

12.Напоминания;

13.Приглашения;

14.Изъявление благодарности.

Одно дело — говорить много, другое — говорить дело.

Софокл

ТИПЫ ВОПРОСОВ

ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ ВОПРОСЫ

Открытые: невозможно ответить «Да» или «Нет»; часто начинаются со слов «Что», «Где», «Когда», «Сколько» и т.д.

Цель: разговорить клиента, получить информацию.

Закрытые: можно ответить только и «Да» или «Нет»; часто начинаются с местоимения или глагола; например: «Вы любите читать?».

Цель: получить согласие или подтверждение.

«ХВОСТАТЫЕ» ВОПРОСЫ

Вопрос с гарантированным «Да»: «При продажах услуг очень важно доверие, не так ли?»

Цель: получить подтверждение или согласие клиента по очевидным преимуществам и обеспечить вовлечение клиента в разговор: «Не так ли?», «Правда?», «Правильно?», «Вы согласны?», «Верно?»

АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ ВОПРОСЫ (ИЛИ ВЫБОР БЕЗ ВЫБОРА)

Цель: получить согласие клиента. Это вопрос, имеющий два ответа, причем оба подталкивают клиента в нужном направлении: «Вам удобнее позвонить в первой или во второй половине дня?»

АЛЬТЕРНАТИВНОЕ НАСТУПЛЕНИЕ (ИЛИ УСПЕШНАЯ КОНТРАТАКА)

Цель: стимулировать клиента к совершению сделки.

Клиент: «Вы успеете перевести деньги к концу месяца?»

Продавец: «Если мы Вам это гарантируем, то готовы ли Вы подписать договор сейчас?»

ВОПРОСЫ ВОВЛЕЧЕНИЯ (ИЛИ МЕЧТЫ ВСЛУХ)

Это любой позитивный вопрос о товаре, который клиент задал бы себе сам после покупки.

Цель: незаметно натолкнуть клиента на позитивное свойство продукта, например: «Наверное, Ваши дети тоже будут пользоваться компьютером?»

ВОПРОСЫ УТОЧНЯЮЩИЕ

«Сколько это стоит?», «А за какое количество?»

ПРОВЕРКА ГОТОВНОСТИ ЗАКЛЮЧИТЬ СДЕЛКУ

«Как Вам это понравилось?», «Что Вы об этом думаете?»

Подготовка к деловому телефонному разговору

Одно дело-говорить много, другое-говорить дело.

Софокл



Страницы: Первая | 1 | 2 | 3 | Вперед → | Последняя | Весь текст