лаба по эл архивам

Российский государственный социальный университет

Лабораторная работа

«Разработка маркировки электронный мастер копий»

по дисциплине «Организация работы с электронными документами, электронные архивы»

студента:______________________ гр.______

Цель работы: изучить процессы электронного копирования архивных документов и управления полученным информационным массивом.

ГОСТ 6.10.4- 84г. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинных носителях, создаваемыми средствами вычислительной техники. Основные положения».

1.Состав электронного фонда пользования (опишите массивы)

ЭФП-1- массив мастер-копий -

ЭФП-2- массив рабочих копий -

ЭФП-3- массив – всех копий второго и последующих поколений -

2. Разработать схему маркировки электронной мастер копии, используя обозначения (X Y A)

Априорные данные:

Имена файлов должны содержать основные поисковые данные архивного документа, разделяемые знаком «_» (подчеркивания), которые включают в себя аббревиатуру названия архива63 (или индекс архива в автоматизированной системе), номер фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела), номер листа, шифр лицевой стороны или оборота (1 – лицевая сторона; 2 – оборотная сторона), режим сканирования (цв – для цветного; с – для оттенков серого), расширение (формат) хранения.

В качестве дополнений к этой схеме в маркировке также могут присутствовать:

Буквенный индекс фонда, характеризующий, к какому периоду истории относятся данные документы (например, «Р» – советский период, «К»- дореволюционный период, «Н»- революционный период «») – ставится перед номером фонда; Литера к номеру описи – ставится после номера описи.

Пример: 01_Р272_3а_964_8_1_цв.TIFF65

01 – индекс архива (или аббр. например, ГАРФ)

Р – буквенный индекс фонда

272 – номер фонда

3 – номер описи

а – литера к номеру описи

964 – номер единицы хранения (дела)

8 – номер листа

1 – шифр лицевой стороны или оборота

цв – режим сканирования

tiff – формат.

В случае если файл представляет собой изображение листов единицы хранения, оцифрованных в разворот, имя файла будет выглядеть следующим образом:

Пример: 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_цв.TIFF

01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ)

Р – буквенный индекс фонда

272 – номер фонда

3 – номер описи

а – литера к номеру описи

964 – номер единицы хранения (дела)

8 – номер листа

2 – шифр оборота

9 – номер листа

1 – шифр лицевой стороны

цв – режим сканирования

tiff – формат.

Номер описи, литера, номер ед .хранения, номер листа, шифр лицевой или оборотной стороны выбираются самостоятельно.

ОТВЕТ:

Дополнительная информация:

При годовом планировании работ по оцифровке в показатели включаются следующие графы:

наименования и номера фондов, коллекций, номера описей, единиц хранения, наименования документов;

количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

объем единиц хранения для фотодокументов – в листах/кадрах/ед.хр., для фоно-, кино- и видео-документов – в часах/минутах/секундах;

формат документов;

категория сложности документов (см. Приложение № 23);

отметка о выполнении – дата оцифровки, № и дата акта о передаче на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя;

шифры хранения электронных мастер-копий;

шифры хранения электронных рабочих копий.

Носители информации (модули памяти):

Файл-сервер для хранения ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3 (типа: HP DL180 G6) / система хранения данных/ электронная библиотека;

RAID-массив;

источник бесперебойного питания;

носители информации для хранения оцифрованных документов (специализированные CD-R, DVD-R, предназначенные для архивного хранения) – ЭФП-1, ЭФП-2.

Требования по созданию мастер-копии:

Требования общего характера:

1. Единицы хранения, отдельные архивные документы оцифровываются в полном объеме, включая обложки, шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п.

2. Допустимо не оцифровывать «пустые» (незаполненные символьной (текстом), графической и иной информацией, непронумерованные) листы (страницы), входящие в состав единицы хранения (документа), при обязательной оцифровке листа-заверителя и специальной отметке в сопроводительной документации50 (в описании электронной копии) о том, какие именно и по какой причине листы (страницы) не оцифровывались51.

3. Неразброшюрованные дела оцифровываются в разворот, отдельные документы – полистно (включая оборотную сторону).

Полистная оцифровка неразброшюрованных дел возможна только в случае, когда формат листов (в высоту) превышает размер сканирующего стола, и дела необходимо располагать на столе горизонтально.

5. В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы следующий документ бОльшего размера не предъявлялся на изображении.

6. Нежелательна пофрагментная оцифровка большеформатных подлинников с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения. Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется использовать специализированные сканеры формата А1-А0 или цифровой фотоаппарат.

7. В случае если архивный документ представляет собой трехмерный объект (например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т.п.), кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера, необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

8. В случае если документ хранится в сложенном виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность (например, надписи на внешних сторонах писем–треугольников периода Великой Отечественной войны).

9. В случае если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, книгу, выполненную азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т.п. и/или иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование производится с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации, в том числе в программе учета и описания электронных копий.

10. Если архивный документ имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку, кофр и т.п.) в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки, применив при необходимости цифровой фотоаппарат.

При оцифровке сложных объектов (например, фотоальбомов), где на странице расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, создается электронная копия страницы в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – каждого документа (фотографии) в отдельности.

12. В случае изменения внешнего вида подлинника архивного документа (например, в результате реставрации), документ оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую и отправляется в архив.

13. При оцифровке желательно располагать на поверхности сканера две линейки, демонстрирующие физические размеры документа.

14. При оцифровке документа (единицы хранения) необходимо следить, чтобы граница области сканирования отстояла на 0,5 – 1 см от края документа с тем, чтобы на изображении были видны его края.

15. Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае если:

 толщина дела превышает глубину книжной колыбели;

 дело сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам;

 при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.

Маркировка электронных мастер-копий

Каждый файл электронной мастер-копии должен иметь уникальное имя шифр-маркировку. Разработка и внедрение унифицированной маркировки электронных копий имеет цель:

Однозначную идентификацию электронной копии;

Возможность соотнесения мастер-копии с подлинником архивного документа;

Возможность расположения электронных копий листов каждого оцифрованного дела в структуре каталога в порядке возрастания номеров листов с целью облегчения их полистного просмотра.

Традиционно имена файлов должны содержать основные поисковые данные архивного документа, разделяемые знаком «_» (подчеркивания), которые включают в себя аббревиатуру названия архива63 (или индекс архива в автоматизированной системе), номер фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела), номер листа, шифр лицевой стороны или оборота (1 – лицевая сторона; 2 – оборотная сторона), режим сканирования (цв – для цветного; с – для оттенков серого), расширение (формат) хранения.

Приложение №2. Список архивов Москвы и Московской области. 

Название архива

индекс

Архив внешней политики Российской империи

24

Архив внешней политики Российской Федерации

25

Архив Государственного комитета РФ по статистике

26

Архив Государственного комитета РФ по телекоммуникациям

27

Архив департамента науки и промышленной политики г.Москвы

28

Архив записи актов гражданского состояния г.Москвы

29

Архив записи актов гражданского состояния Московской области

30

Архив министерства РФ по физической культуре, спорту и туризму

31

Архив распорядительной дирекции Федеральной службы по телевидению и радиовещанию

32

Архив Российской Академии Наук

33

Архив учреждений народного образования г.Москвы

34

Государственный архив РФ

35

Государственный архив РФ

36

Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм (ГОСТЕЛЕРАДИОФОНД)

37

ГЛАВАРХИВ

01

Российский государственный архив древних актов

02

Российский государственный архив кинофотодокументов

03

Российский государственный архив литературы и искусства

04

Российский государственный архив научно-технической

05

Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

06

Российский государственный архив фонодокументов

07

Российский государственный архив экономики

08

Российский государственный военно-исторический архив

09

Российский государственный военный архив

10

Российское информационное агентство “ВЕСТИ” ГП Архив

11

Центральный архив документальных коллекций г.Москвы

12

Центральный архив литературы и искусства г.Москвы

13

Центральный архив Министерства обороны РФ

14

Центральный архив научно-технической документации г.Москвы

15

Центральный архив общественных движений г.Москвы

16

Центральный государственный архив Московской области

17

Центральный исторический архив г.Москвы

18

Центральный московский архив документов на специальных носителях

19

Центральный муниципальный архив г.Москвы

20

Центр научного использования и публикации архивного фонда ГП

21

Центр хранения документов молодежных организаций ГП

22

Центр хранения историко-документальных коллекций ГП                     

23

Приложение № 23 «Методические рекомендации ВНИИДАД»

Классификация архивных документов по категориям сложности сканирования Наименование категории сложности

Характеристика категории сложности

1 категория

Единицы хранения, содержащие листы, однородные по размеру, качеству и тональности бумаги, не требующие дополнительных операций по их развертыванию и складыванию

2 категория

Единицы хранения, содержащие до 10 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

3 категория

Единицы хранения, содержащие до 25 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

4 категория

Единицы хранения, содержащие до 50 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

5 категория

Единицы хранения, содержащие до 100 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

Приложение №1

Государственный архив Саратовской области

Путеводитель по фондам периода до 1917-го года

Список фондов. Сортировка по названию

1  |  2  |  3  |  4  |  5  |  6  |  7  |  >>>

№ фонда

Название

1217

13-ая рота 4-го резервного батальона Якутского резервного полка

639

1-ое Саратовское городское общество взаимного кредита

767

2-ое Саратовское городское общество взаимного кредита

1218

67-й пехотный Тарутинский полк

260

Cаратовские мужские приходские городские училища

136

Cаратовский епархиальный училищный совет Святейшего Синода

360

Акционерное общество стеклянных заводов в г. Саратове

842

Александровское ссудо-сберегательное товарищество

1280



Страницы: 1 | 2 | Весь текст